Jakarta, 17 Juli 2024, Humanitarian Forum Indonesia (HFI) menyelenggarakan Lokakarya Pengembangan Mekanisme Umpan Balik dan Aduan selama tiga hari sejak 16-18 Juli 2024 di Jakarta yang mengundang dan melibatkan penanggung jawab mekanisme umpan balik dan aduan dari masing-masing lembaga anggota HFI. Kagiatan ini diikuti 19 orang peserta (11 laki-laki dan 8 perempuan) yang seluruhnya merupakan perwakilan dari 14 lembaga anggota HFI.

Kagiatan ini dilakukan sebagai upaya HFI dalam memastikan bahwa setiap lembaga anggota dan jejaring kerjanya memiliki sebuah mekanisme pengelolaan umpan balik dan aduan dari pihak yang terlibat dalam berbagai program HFI dan anggotanya. Pelaksanaan lokakarya pengembangan mekanisme umpan balik dan aduan merupakan bagian dari komitmen HFI sebagai lembaga kemanusiaan untuk melaksanakan prinsip-prinsip dasar kemanusiaan yang tertera dalam sembilan komitmen Core Humanitarian Standards (CHS). Khususnya pada komitmen 4: respon kemanusiaan berdasarkan pada komunikasi, partisipasi dan umpan balik; dan komitmen 5: menyediakan akses terhadap mekanisme pangaduan yang aman dan responsive.

Melalui proyek USAID-HFI STEADY, anggota HFI diharapkan dapat membangun sistem yang efektif dalam meminta, menerima, memproses dan menanggapi umpan balik serta aduan sebagai rujukan untuk lembaga anggota HFI, mitra, dan penerima manfaatnya. Dalam rangka meningkatkan kualitas umpan balik dan aduan, sekretariat HFI dan anggota HFI yang diterima dan mengoptimalkan respon terhadap umpan balik dan aduan tersebut. Sebagian anggota HFI sudah mempunyai mekanisme umpan balik dan aduan. Sementara sebagian anggota HFI yang lain belum mempunyai sehingga diperlukan panduan mekanisme umpan balik dan aduan yang terstruktur dan mudah di terapkan.

Atas dasar tersebut di atas, USAID-HFI STEADY menyelenggarakan sebuah lokakarya yang diselenggarakan untuk mengembangkan panduan minimal mekanisme umpan balik dan aduan agar bisa disesuaikan dengan kapasitas dan kebutuhan organisasi. Tujuan kegiatan ini adalah memahami lebih mendalam tentang standar minimum dan langkah-langkah dalam mengembangkan mekanisme umpan balik, keluhan dan tanggapan. Selain itu, untuk membantu anggota HFI melihat kesenjangan dan kebutuhan dalam mengembangkan mekanisme umpan balik, keluhan, dan tanggapan. Kegiatan ini juga berupaya untuk menghasilkan rencana tindak lanjut penulisan dan penyelesaian mekanisme umpan balik, keluhan, dan tanggapan dari anggota HFI yang hadir sebagai peserta.

Direktur Eksekutif HFI Surya Rahman Muhammad, dalam pembukaan pelatihan menyampaikan pentingnya mekanisme umpan balik dan aduan bagi setiap lembaga anggota HFI. “Mekanisme umpan balik merupakan hal yang penting dan harus dikembangkan dengan baik” kata surya. Harapannya, jika semua lembaga anggota HFI mengembangkan mekanisme umpan balik dan aduan, maka kesetaraan antara penerima bantuan dan penerima bantuan tidak vertikal tetapi horizontal sehingga terbangun kesetaraan harkat dan martabatnya. “Dokumen umpan balik ini juga berfungsi untuk membangun kesetaraan ke berbagai macam posisi dan pelayanan kemanusiaan bagi orang yang memberi dan menerima.” pungkas Surya.

Pelatihan yang dilaksanakan selama tiga hari ini difasilitasi oleh Frisca dari Chatolik Relief Service (CRS) yang merupakan mitra HFI dalam pelaksanaan program USAID-HFI STEADY. Metode yang digunakan oleh fasilitator untuk mencapai tujuan pelatihan yaitu dengan penyampaian materi, berbagi praktik baik dari peserta, dan selanjutnya peserta diajak untuk melihat dokumen mekanisme umpan balik dan aduan lembaganya masing-masing. Selanjutnya, mengumpulkan kelemahan dan kekurangan pada dokumen mekanisme umpan balik untuk diperbaiki agar memenuhi standar minimum. Harapannya, dengan adanya lokakarya ini semua anggota anggota HFI mempunyai mekanisme umpan balik dan aduan sebagai bagian dari kelengkapan lembaga dalam menjaga kualitas program.